I Viborg Kommune har vi behov for at behandle oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger) for at kunne løse vores opgaver og levere vores kommunale ydelser. Vi behandler imidlertid alene dine personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver. Det gælder oplysninger om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.
Behandlingen af personoplysninger sker efter reglerne i databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen.
Nedenfor finder du overordnet information om, hvor Viborg Kommune indhenter dine oplysninger, hvor længe vi gemmer oplysningerne, og hvilke rettigheder du har. Desuden finder du kontaktoplysninger på Viborg Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO).
Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores DPO.
Hvilke oplysninger indhenter vi om dig?
Som kommunal myndighed kan vi behandle forskellige typer af personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver. Ved disse behandlinger vil vi ikke indhente flere oplysninger end dem, der er nødvendige for at kunne løse vores opgaver.
Type oplysning | Beskrivelse |
|---|---|
Almindelige ikke-fortrolige personoplysninger | Oplysninger, der er offentligt tilgængelige på nettet, registre og lignende. |
Almindelige fortrolige personoplysninger | Oplysninger om:
|
Følsomme personoplysninger | Oplysninger om:
|
Hvor indhenter vi oplysninger om dig?
Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, fordi vi har hjemmel i lovgivningen til det. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du ansøger om en ydelse eller service.
Som kommunal myndighed modtager vi personoplysninger fra flere kilder:
- Borgeren
- Andre borgere
- Myndigheder
- Kommunen
- Virksomheder
- Offentligt tilgængelige registre, eksempelvis Det Digitale Motorregister, SKAT mv.
Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre, får du normalt besked om det, når vi behandler den sag, som oplysningerne indgår i.
Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi indhenter oplysninger om dig i forbindelse med behandling af din sag i kommunen. Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med sagsbehandlingen.
Hvad er kommunens hjemmel til behandling af dine personoplysninger?
Viborg Kommune er en offentlig myndighed, og alle kommunens aktiviteter sker i henhold til lov og/eller i henhold til kommunalfuldmagten. Kommunens myndighedsudøvelse og de tilknyttede administrative procedurer sker på den baggrund med afsæt i gældende lovgivning.
Kommunen anvender som udgangspunkt følgende retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger:
- Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e
- Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f og g
- Databeskyttelseslovens, § 8, stk. 1 og stk. 2 om oplysninger om strafbare forhold
- Databeskyttelseslovens § 10 om statistiske eller videnskabelige undersøgelser
- Databeskyttelseslovens, § 11, stk. 1 om brug af personnumre
- Som offentlig myndighed er vi forpligtet til at opbevare sagers oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagernes forløb. Det følger af de almindelige forvaltningsretlige regler, arkivlovgivning mv.
Der kan i konkrete situationer være forhold, hvor kommunen anvender et andet eller evt. supplerende retsgrundlag.
Når personoplysningerne er nødvendige for, at vi kan løse vores opgaver, skal vi ikke have samtykke. I modsat fald skal vi have samtykke. Eksempelvis har vi behov for dit samtykke, hvis vi vil bruge et portrætbillede af dig eller dit barn på vores hjemmeside.
Brugen af fotos og videoer
Viborg Kommune bruger fotos og videoer til at fortælle om de mange arrangementer og tilbud, der finder sted. Vi bruger billederne på forskellige platforme, som for eksempel viborg.dk, Facebook og andre sociale medier.
Vi spørger altid om lov, hvis vi tager et billede, hvor vi stiller skarpt på enkeltpersoner. Har du givet os lov til at fotografere dig, kan du altid trække tilladelsen tilbage. Vi bruger ikke billeder, som udstiller nogen eller virker krænkende.
Ser du dig selv på et foto eller en video, som du ikke ønsker bliver brugt, kan du skrive til os på kommunikation@viborg.dk, så fjerner vi det fra nettet. Samtidigt sørger vi for, at billedet ikke bliver vist igen.
Modtagere af personoplysninger
Viborg Kommune videregiver kun dine oplysninger, hvis det er nødvendigt for at varetage kommunens opgaver som myndighed eller opfylde en pligt.
I nogle tilfælde er vi forpligtet til at indberette oplysninger til andre myndigheder, f.eks. SKAT eller Undervisningsministeriet.
Vi kan også videregive eller overlade personoplysninger til andre kommuner eller til samarbejdspartnere og leverandører, der leverer produkter og ydelser til kommunen og kommunens nuværende eller tidligere borgere.
Der kan desuden ske videregivelse til forskning i form af statistiske eller videnskabelige undersøgelser.
Videregivelse vil ske udelukkende efter aftale med dig, eller hvis vi som kommune har lovhjemmel til at dele oplysningerne.
Hvor i kommunen bruger vi personoplysninger?
Følgende forvaltninger i Viborg Kommune behandler personoplysninger. I alle forvaltningerne behandles der personoplysninger fra alle overordnede kategorier; almindelige personoplysninger, følsomme personoplysninger, fortrolige personoplysninger, herunder CPR-numre.
Herunder er en oversigt over de hyppigst behandlede personoplysninger inden for hver forvaltning i Viborg Kommune. For at se en nærmere beskrivelse af den enkelte behandling, som er relevant for dig, kan du henvende dig til din sagsbehandler eller Viborg Kommunes databeskyttelsesrådgiver.
Forvaltning | Behandler oplysninger om navn, adresse, e-mail, telefon- og CPR-nummer samt |
|---|---|
Beskæftigelse, Økonomi & Personale | Ejerforhold, fagforening, ansættelsesforhold, etnicitet, familieforhold, forbrug, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, sociale forhold, straffeattester, uddannelse, CV mv. |
Kultur & Udvikling | Ansættelsesforhold, biometri, ejerforhold, familieforhold, forbrug, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, foto og video, sociale forhold, straffedomme og lovovertrædelser, foto og video, uddannelse, CV mv. |
Social, Sundhed & Omsorg | Ansættelsesforhold, ejerforhold, etnicitet, familieforhold, filosofiske overbevisninger, forbrugsoplysninger, foto og video, GPS-lokationer, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffedomme og lovovertrædelser, uddannelse, CV mv., registreringsnummer |
Teknik & Miljø | Ejerforhold, foto og video, GPS-lokationer, helbred, matrikelnummer, registreringsnummer mv. |
Børn & Unge | Familieforhold, foto og video, etnicitet, helbred, kontooplysninger, børnefaglige undersøgelser, religiøs overbevisning og sociale forhold mv. |
Kommunaldirektørens område | Ejerforhold, kontooplysninger, matrikelnummer, registreringsnummer, foto og video, straffedomme og lovovertrædelser, indkomstforhold, GPS-lokationer mv. |
Viborg Kommune behandler personoplysninger med udgangspunkt i Kommunernes Landsforenings oversigt over behandlingsaktiviteter, se bilag 1.
Overførsler til lande udenfor EU/EØS (tredjelande)
Enkelte af vores databehandlere befinder sig uden for EU/EØS, ligesom nogle af vores databehandlere anvender underdatabehandlere, der befinder sig i tredjelande. I disse tilfælde kan det være nødvendigt at overføre de af kommunen indsamlede personoplysninger til disse lande.
Hvor Viborg Kommune overfører oplysninger til tredjelande, vil vi altid sikre, at dine personoplysninger behandles forsvarligt og sikkert, og at der dermed er et gyldigt overførselsgrundlag.
Hvad er dine rettigheder?
Du har en række rettigheder som registreret.
Du kan læse mere om dine rettigheder nedenfor eller på Datatilsynets hjemmeside.
Ret til oplysning
Du har ret til at blive oplyst, når vi indsamler personoplysninger om dig eller snarest muligt derefter. Retten gælder uanset om oplysningerne kommer direkte fra dig eller en anden. Du har ret til at få oplyst formålet med behandlingen samt andre informationer, der kan give dig et overblik over, hvad kommunen anvender dine personoplysninger til.
Ret til indsigt
Formålet med indsigtsretten er at give dig mulighed for at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. Indsigtsretten indebærer, at du har ret til at få oplyst bl.a., om vi behandler oplysninger om dig og hvilke oplysninger, der behandles.
Indsigtsret er ikke det samme som ret til aktindsigt. Indsigtsreglerne giver dig ret til indsigt i, hvad der er registreret om dig selv, herunder bl.a. formålet med behandlingen af oplysningerne, hvor oplysningerne stammer fra, hvem oplysningerne videregives til m.v.
Aktindsigtsreglerne giver dig ret til aktindsigt i et specifikt dokument eller en specifik sag. Vi er forpligtede til at behandle din anmodning efter den retsstilling, der stiller dig bedst.
Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige eller vildledende oplysninger om dig selv rettet.
Kommunen er imidlertid underlagt en notatpligt for at dokumentere grundlaget, en afgørelse er truffet på. Vi må derfor som udgangspunkt ikke fjerne oplysninger, når først de er indgået i en sag.
Derfor skal vi beholde de oprindelige, men måske forkerte, personoplysninger. Vi vil imidlertid altid tilføje et notat med dine berigtigende oplysninger til sagen.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle frist for sletning indtræffer.
Der vil være mulighed for at få slettet dine oplysninger, hvis de ikke indgår i en sag – eksempelvis hvis du anmoder om at blive frameldt en service.
Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Vi vil ved modtagelse vurdere, om din indsigelse er berettiget, herunder nødvendigheden af vores behandling af oplysningerne.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.
Hvor længe gemmer vi dine personoplysninger?
Når vi indhenter personoplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger.
Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre vores arbejde. Dine personoplysninger bliver som regel opbevaret lige så længe, som den sag, de indgår i, hvilket i de fleste tilfælde er 5 år regnet fra udgangen af den journalperiode, der omfatter sagen.
Der kan være længere eller kortere slettefrister reguleret i lovgivningen.
Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet, inden vi må slette dem. Det reguleres af arkivloven.
Anvendelse af AI-løsninger
Viborg Kommune anvender AI-løsninger (kunstig intelligens) til optimering af sine processer og for at effektivisere administrative arbejdsopgaver. Det betyder, at kommunen kan behandle almindelige og følsomme personoplysninger i AI-løsninger.
Generelt benytter Viborg Kommune ikke AI-teknologi til at træffe afgørelser over for borgerne. Hvis vi vælger at anvende AI-teknologi i selve sagsbehandlingen, vil vi give specifik information herom.
Hvordan håndterer vi dine data i selvbetjeningsløsninger?
Som udgangspunkt anvender vi den sikre fælles offentlige login-løsning NemLogin, hvor du bruger dit MitID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter.
Du kan støde på formularer eller selvbetjeningsløsninger, som ikke kræver ovenstående. Her kan du typisk oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password.
Databeskyttelsesrådgiverens opgaver
Viborg Kommune har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO).
Det er DPO’ens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelseslovgivningen.
DPO’en er i sin funktion en uvildig instans. DPO’en bistår kommunens ledelse og medarbejdere med råd og vejledning om kravene til behandling af personoplysninger.
DPO’en kan oplyse dig nærmere om reglerne for databeskyttelse. DPO’en kan også vejlede dig om dine rettigheder i forhold til Viborg Kommunes behandling af personoplysninger, og hvem du skal kontakte, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.
DPO’en kan kontaktes på e-mail dpo_dbr@viborg.dk, telefonnummer 87 87 41 55 eller ved at sende et brev til:
Viborg Kommune
Att.: Databeskyttelsesrådgiver
Prinsens Alle 5
8800 Viborg
DPO’en kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer.
Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over sagsbehandling, eller klage over en afgørelse, kan du enten følge klagevejledningen, som fremgår af afgørelsen, eller henvende dig til kommunen.
Hvem kan du klage til?
Kommunens DPO er ikke klageinstans i forhold til eventuelle klager over kommunens håndtering af dine personoplysninger. Det er Datatilsynet, der er klageinstans.
Du kan klage til Datatilsynet over Viborg Kommunes behandling af dine personoplysninger.
Bemærk: Datatilsynet ønsker, at du - inden du klager - tager kontakt til kommunen.
Du skal derfor kontakte den afdeling, der har behandlet dine personoplysninger, før du klager til Datatilsynet.
Gå til klagevejledningen på Datatilsynets hjemmeside.
Klage til Datatilsynet kan sendes på e-mail til dt@datatilsynet.dk eller ved at sende et brev til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København