Valg af formand og næstformand
§ 1
Stk. 1. På det første møde i udvalgets funktionsperiode (det konstituerende møde) - der indkaldes af det udvalgsmedlem, der har den længste byrådsanciennitet*
- vælger udvalget sin formand og næstformand. Valgene sker ved flertalsvalg, jf. styrelseslovens § 24, stk. 1.
Stk. 2. Hvis formanden er midlertidigt fraværende, overtager næstformanden formandshvervet. Udtræder formanden af udvalget, vælger udvalget en ny formand ved flertalsvalg. Tilsvarende vælger udvalget en ny næstformand ved flertalsvalg, hvis næstformanden udtræder af udvalget.
Stk. 3. Udvalget kan til enhver tid omkonstituere sig ved valg af ny formand og næstformand.
*) Valget af formand ledes af det udvalgsmedlem, der har den længste byrådsanciennitet – dvs. den, der sammenlagt længst har været medlem dels af byrådet for den nye Viborg Kommune, dels byrådet/kommunalbestyrelsen for en eller flere af sammenlægningskommunerne. Hvis flere af udvalgets medlemmer har samme byrådsanciennitet, indkaldes og ledes det konstituerende møde af det udvalgsmedlem, der er ældst i alder. Valget af næstformand ledes af den nyvalgte formand eller i dennes forfald af det udvalgsmedlem, der har ledet formandsvalget.
Mødevirksomhed
§ 2
Stk. 1. Udvalgets møder er ikke offentlige.
Stk. 2. Udvalget fastsætter selv sin årlige mødeplan under behørig hensyntagen til det af Byrådet godkendte udkast til overordnet politisk mødestruktur for det pågældende år.
Stk. 3. Ekstraordinært møde afholdes, når formanden finder det nødvendigt, eller når det forlanges af et flertal af udvalgets medlemmer.
Stk. 4. Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeler medlemmet dette til formanden eller til udvalgets sekretær inden mødets afholdelse.
§ 3
Stk. 1. Udvalget kan tillade såvel ansatte i Kommunens tjeneste som andre personer at overvære møderne med henblik på en sags oplysning.
Stk. 2. Borgmesteren har ret til at deltage i udvalgets møder – dog uden stemmeret.
§ 4
I forbindelse med alle udvalgsmøder optages et fast punkt på dagsordenen med følgende formulering: ”Meddelelser og gensidig orientering, herunder orientering
Indkaldelse til møde
§ 5
Stk. 1. Formanden er ansvarlig for forberedelse, indkaldelse og ledelse af udvalgets møder.
Stk. 2. Indkaldelse til ordinære møder sker ved udsendelse af udkast til dagsorden til udvalgets medlemmer senest 4 hverdage forud for mødet. Sammen med udkast til dagsorden udsendes det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen. Dagsordensudkastet sendes endvidere til orientering til de øvrige byrådsmedlemmer samt offentliggøres på Kommunens hjemmeside med de begrænsninger, der følger af bestemmelser om tavshedspligt m.v.
Stk.3. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver udvalgsformanden i videst muligt omfang udvalgsmedlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.
§ 6
Hvis et udvalgsmedlem senest 8 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter formanden denne sag på dagsordenen til førstkommende møde.
Beslutninger og beslutningsprotokol
§ 7
Stk. 1. Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal.
Stk. 2. Der kan ikke træffes beslutning i sager, som ikke er optaget på dagsordenen (tillægssag), medmindre alle tilstedeværende medlemmer er enige herom.
Stk. 3. Formanden kan på udvalgets vegne afgøre sager, der ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Borgmesteren underrettes forudgående om afgørelsen af sager, som ikke tåler opsættelse.
Stk. 4. Formanden orienterer senest på førstkommende ordinære udvalgsmøde udvalget om sager, som formanden på udvalgets vegne har afgjort iht. § 7, stk. 3, 1. pkt.
§ 8
Stk. 1. Der føres en protokol over udvalgets møder, hvori dagsordenen for mødet og de trufne beslutninger indføres.
Stk. 2. Oplysning om fraværende medlemmer anføres i beslutningsprotokollen. Det skal desuden fremgå af protokollen, hvilke sager de enkelte medlemmer har deltaget i forhandlingen af og afstemningen om.
Stk. 3. For den enkelte sag skal voteringens udfald fremgå af protokollen.
Stk. 4. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen, og kan ved sagens fremsendelse til et andet udvalg, Byrådet eller en anden myndighed ledsage denne med en skriftlig begrundelse for sit standpunkt. Udvalgsformanden kan fastsætte en frist for medlemmets aflevering af en sådan skriftlig begrundelse.
Stk. 5. Beslutningsprotokollen underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget i mødet.
§ 9
Ethvert medlem kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at sagen ønskes indbragt til afgørelse af Byrådet.
Delegation
§ 10
Udvalget kan delegere beslutningskompetence til formanden eller Forvaltningen. Delegationen kan til enhver tid tilbagekaldes.
Habilitet
§ 11
Stk. 1. Udvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at medlemmet er udelukket fra at deltage i udvalgets forhandling og afstemning om sagen (inhabilitet). Hvis et medlem er inhabilt, skal den pågældende forlade mødelokalet, mens sagen behandles. Medlemmet kan dog deltage i udvalgets behandling og afstemning om habilitetsspørgsmålet.
Stk. 2. Et medlem skal underrette formanden forud for mødet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.
Forståelse af forretningsordenen, ikrafttræden m.v.
§ 12
Udvalgets medlemmer er forpligtet til foreløbigt at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for udvalget på dettes næste møde
§ 13
Ethvert medlem af udvalget kan for dette indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed, og formanden skal meddele udvalget de oplysninger, dette forlanger. Formanden er i enhver henseende undergivet udvalgets beslutning
§ 14
Stk. 1. Denne forretningsorden er godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget 03. januar 2018 og 23. januar 2018.
Stk. 2. Ændringer i eller tillæg til denne forretningsorden skal behandles på 2 ordinære udvalgsmøder.
Kultur- og Fritidsudvalget er et stående udvalg, nedsat i henhold til § 6 og § 20 i Styrelsesvedtægt for Viborg Kommune.